מערכות ליבואנים ומפיצים — פורטל B2B, מחירונים ומחסן חכם מחוברים ל-ERP

הכאב של יבואנים ומפיצים: הזמנות בטלפון, מחירונים בוואטסאפ ומלאי שלא תואם

מערכות ליבואנים ומפיצים נועדו לפתור בעיה מוכרת מאוד לכל מי שמנהל יבוא והפצה בישראל: העסק גדל, מספר הלקוחות והמק"טים עולה, אבל אופן העבודה נשאר ידני. הזמנות נכנסות בטלפון, בוואטסאפ ובמייל, סוכן רושם אותן על דף ומקליד אחר כך לחשבשבת או לפריוריטי, ובכל שלב כזה נופלת טעות — כמות שגויה, מק"ט לא נכון או מחיר ישן שכבר לא רלוונטי ללקוח הספציפי הזה.

הכאב מתחדד כשמדובר במאות לקוחות B2B שכל אחד מהם עובד לפי מחירון והנחות משלו, ובמלאי פיזי שמגיע במכולות ומתפזר בין מחסנים. המספר במחשב לא תואם למה שיש על המדף, הזמנה מאושרת ללקוח בזמן שהפריט כבר אזל, וההנהלת חשבונות רודפת אחרי תעודות. Syncore בונה ליבואנים ולמפיצים מערכת אחת שסוגרת את כל הפערים האלה — מרגע שהלקוח מזמין ועד שהחשבונית יוצאת ב-ERP.

פורטל הזמנות B2B — הלקוחות והסוכנים מזמינים לבד, בלי הקלדה כפולה

הלב של הפתרון ליבואן הוא פורטל הזמנות B2B: אתר או אפליקציה שבהם הלקוחות העסקיים והסוכנים מזמינים בעצמם, מול קטלוג המוצרים האמיתי שלכם. כל לקוח מתחבר ורואה את המחירון וההנחות שנקבעו לו, את יתרת המלאי בפועל ואת היסטוריית ההזמנות שלו — כך שההזמנה נכנסת ישר למערכת בלי שאף אחד יקליד אותה שוב.

• קטלוג מסונכרן ל-ERP — מק"טים, תיאורים, תמונות ומלאי מגיעים מחשבשבת או פריוריטי, בלי ניהול כפול.
• הזמנה עצמית ללקוחות ולסוכנים בשטח — כולל הזמנה חוזרת בלחיצה מתוך הזמנות קודמות.
• אישור זמינות בזמן ההזמנה — הלקוח לא מזמין מה שאין במלאי.
• הזמנה נכנסת ישירות ל-ERP — נסגר תהליך ההקלדה הידני שגוזל שעות מצוות המשרד.

המשמעות: פחות שיחות טלפון, פחות טעויות הקלדה, וסוכנים שמבלים את הזמן במכירה במקום בתיעוד. אנחנו בונים פורטל שמתאים בדיוק למבנה הלקוחות שלכם, ומרחיבים אותו בהמשך למערכת הזמנות מלאה לפי הצורך של העסק.

מחירונים והנחות לפי לקוח — כל אחד רואה בדיוק את המחיר שלו

אצל יבואנים ומפיצים מחירונים ללקוח הם לב העסק, והם גם המקור השכיח ביותר לטעויות ולוויכוחים. לקוח אחד מקבל מחיר סיטונאי, אחר מקבל אחוז הנחה על קבוצת מוצרים, לשלישי יש מחיר מיוחד רק על פריטים נבחרים, ולעיתים יש מבצעים לתקופה מוגדרת. כשכל זה מתנהל באקסל נפרד או בזיכרון של סוכן ותיק, מוקדם או מאוחר יוצאת הזמנה במחיר לא נכון.

המערכת שאנחנו בונים מנהלת את מדרג המחירים והתנאים באופן מסודר: מחירון בסיס, מחירונים ייעודיים לקבוצות לקוחות, הנחות פרטניות והנחות לפי כמות. כל לקוח בפורטל רואה אך ורק את המחיר שסוכם איתו, וההזמנה שנכנסת ל-ERP כבר מגיעה עם התמחור הנכון — כך שההנהלת חשבונות לא צריכה לתקן בדיעבד. כשמדובר בסנכרון מלא של תמחור, מלאי ולקוחות מול חשבשבת, זה מתחבר ישירות למערכת מערכת B2B לחשבשבת שאנחנו מפעילים אצל יבואנים היום.

מחסן חכם — לדעת מה יש באמת, לאן זה הולך ומתי להזמין מכולה

יבואן חי או מת על המלאי הפיזי שלו. סחורה מגיעה בכמויות גדולות במכולות, יושבת במחסן לפי מיקומים, ויוצאת בליקוט ואריזה ללקוחות. הפער בין המספר במערכת למספר על המדף הוא בדיוק מה שמחסן חכם ליבואנים סוגר. מערכת ה-WMS מנהלת מלאי לפי מיקומים, מאמתת כל כניסה של סחורה מול הזמנת הרכש, ומדריכה את המלקטים צעד אחר צעד בסריקת ברקוד — כך שלא יוצאת הזמנה עם פריט או כמות שגויים.

• מלאי לפי מיקום, אצווה ותוקף — קריטי ליבואני מזון, קוסמטיקה ופארמה עם ניהול FEFO.
• קליטת סחורה בסריקה מול הזמנת רכש — יודעים מיד מה הגיע ומה חסר מהמכולה.
• ליקוט מודרך רב-לשוני — צוות מחסן שכולל עובדים זרים מלקט בשפה שלו ובלי טעויות.
• ספירת מלאי דיגיטלית — בלי להשבית את המחסן ליום שלם ובלי טעויות אקסל.

כשהמלאי מדויק, אפשר גם לתכנן נכון את היבוא הבא: לראות מה נמכר, מה תקוע ומתי צריך להזמין עוד מכולה — במקום להזמין לפי תחושה. הרחבה מלאה של היכולות האלה נמצאת בעמוד מערכת ניהול מחסן WMS.

אינטגרציה לחשבשבת ופריוריטי — מערכת אחת שמדברת עם ה-ERP שלכם

יבואן או מפיץ כמעט תמיד כבר עובד עם חשבשבת או פריוריטי, ולא רוצה — ובצדק — להחליף את מערכת הליבה. לכן כל מערכות ליבואנים ומפיצים שאנחנו בונים מתחברות ל-ERP הקיים במקום להחליף אותו. אינטגרציה לחשבשבת ופריוריטי היא מה שהופך את הפורטל, המחירונים והמחסן מרכיבים נפרדים למערכת אחת שקוראת ומעדכנת את אותם נתונים.

בפועל זה אומר: פריטים, לקוחות ומחירונים מגיעים מה-ERP; הזמנות שנכנסות בפורטל נרשמות בו; יתרות מלאי מהמחסן מתעדכנות בשני הכיוונים; ותעודות וחשבוניות נוצרות בתהליך אוטומטי. מול פריוריטי אנחנו עובדים דרך ממשק ה-OData הרשמי — הערוץ היציב שלא נשבר בשדרוגי גרסה; מול חשבשבת אנחנו מסתמכים על מנגנוני הקישור הנתמכים. יש לנו ניסיון מוכח בהעברת מסמכים אוטומטית בין מערכות, כמו בממשק פריוריטי ↔ סיגמנט שמעביר הזמנות ותעודות עם בקרה, לוג ומניעת כפילויות. התוצאה עבור היבואן: מקור אמת אחד, בלי הקלדה כפולה ובלי אי-התאמות בין המחסן, ההזמנות וההנהלת חשבונות.

למי זה מתאים ואיך מתחילים

הפתרון מתאים ליבואנים, מפיצים וסיטונאים ישראליים שמנהלים מלאי פיזי, עובדים מול מאות לקוחות B2B עם מחירונים שונים, ומעוניינים להפסיק לנהל הזמנות בטלפון ובאקסל. אין צורך להחליף את חשבשבת או פריוריטי — אנחנו מרכיבים את הרכיבים שחסרים לכם (פורטל, מחירונים, מחסן, אינטגרציה) סביב המערכת הקיימת, ומתאימים כל חלק לתהליך העבודה האמיתי שלכם.

אנחנו ב-Syncore בונים כל מערכת מ-0 כשירות מותאם: מתחילים באפיון קצר שבו ממפים את הכאבים, את מבנה הלקוחות והמחירונים ואת אופן ההתחברות ל-ERP; משם בונים, בודקים מול נתונים אמיתיים בסביבת בקרה, ועולים לאוויר עם ליווי צמוד. אפשר להתחיל מהרכיב שהכי כואב — לרוב פורטל ההזמנות או המחסן — ולהרחיב בהדרגה. צרו קשר לשיחת אפיון קצרה ונבנה יחד תכנית שמתאימה לקצב ולתקציב של העסק.